采购管理暂行办法

第一章  总 则

第一条 为加强918博天堂采购工作的管理，建立规范有效的采购工作运行机制，提高采购工作质量和资金使用效益，维护918博天堂的合法权益，使采购工作规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国招投标法》和《中华人民共和国政府采购法》及《山东省政府采购管理办法》等，结合918博天堂实际情况，制订本办法。

第二条 采购工作应当遵循公开、公平、公正和诚信的原则。

第三条 采购包括政府采购和918博天堂采购两种形式。

第四条 政府采购是指使用财政性资金采购集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为；918博天堂采购是指政府采购以外的918博天堂自行采购行为。

第五条 采购实行终身责任制，凡参与采购项目的组织、论证、考察、评标、审批、经办、监督的人员要对该项目终身负责，并承担相应的责任。

第二章  组织机构及职责

第六条  组织机构。918博天堂成立采购领导小组，918博天堂主要领导任组长，各分管领导任副组长，各部门负责人为领导小组成员。

采购领导小组下设专项采购工作组和采购监督工作组，建立专家（技术人员）库。

（一）专项采购工作组：

1、教学科研类采购工作组

组长：分管教学的918博天堂领导

副组长：立项部门（指系部、教务处等）负责人

成员：财务资产处人员、资产归口部门资产管理员、专业技术人员（2～3人）。

主要负责教学仪器设备、实验设备、电教设备、网络设备、实习耗材、教材、文体用品及教学设备维修等招标采购工作。

2、信息化办公设备采购工作组

组长：分管办公室的918博天堂领导

副组长：918博天堂办公室负责人

成员：财务资产处人员、资产归口部门资产管理员、专业技术人员（2～3人）

主要负责影像设备、办公用计算机、通讯设备等招标采购工作。

3、学生用品采购工作组

组长：分管学生工作的918博天堂领导

副组长：学生工作处负责人

成员：财务资产处人员、资产归口部门资产管理员、专业技术人员（1～2人）

主要负责学生公寓化用品、校服、学生保险的集中采购等。

4、后勤采购（维修）工作组

组长：分管后勤工作的分管领导

副组长：后勤工作处负责人

成员：财务资产处人员、资产归口部门资产管理员、技术人员（2～3人）。

主要负责家俱、打印机、空调器、办公用品及其它后勤保障设备及设施设备维修项目等的招标及采购工作。

其它部门需要进行采购时，可参照以上模式成立临时专项采购工作组组织采购；918博天堂重点采购项目由院长任专项采购工作组组长组织采购。

（二）采购监督工作组：

组长：918博天堂纪委书记

副组长：监察审计处负责人

成员：监察审计人员、财务资产处人员、职工代表等。

具体监督工作按918博天堂《采购监督管理办法》执行。

（三）专家（技术人员）库：

成员由校内具有中级职称及以上的专业技术职务或高级技工及以上的职业资格的人员和校外专家组成。

第七条 工作职责

1.采购领导小组职责：贯彻执行国家有关采购的政策、法规，制定本院采购规定和办法；全面负责918博天堂各项采购工作，对918博天堂采购和招投标工作进行审议、决策和监督。

2.专项采购工作组职责：负责采购工作的综合协调、组织实施等工作。对采购项目立项及论证报告、采购预算进行审核；督促采购合同的执行，组织验收。

3.采购监督工作组职责：对采购活动全过程监督，进行绩效评价并建立成果档案，就专项采购工作组工作情况做出监察报告；处理采购过程中的有关投诉及来信来访问题；对采购过程中违规、违纪、违法行为进行责任追究和惩处。

4.财务资产处职责：负责联络财政部门及相关采购代理机构，整体推进采购工作进度；负责918博天堂采购招标公告的发布、合同的审核和款项的支付；负责采购资料的收集、归档。

5.立项部门职责：收集使用部门的采购需求，完成立项申报，编制采购预算；参与政府采购项目的论证、招标、合同签订、验收、资产入库等工作；完成918博天堂采购项目的招标文件的制定、合同签订、验收、资产入库工作。

6.专家（技术人员）职责：对采购设备的技术品质、技术性能和评审结果负责，参与验收工作。

第三章  采购方式

第八条 政府采购

省级政府集中采购目录内的项目，采用政府采购。省级政府集中采购目录以外，单项或批量采购金额10万元以上的货物和服务项目、20万元以上的工程项目也必须实行政府采购。政府采购的方式有：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购。

第九条 918博天堂采购

不属于政府采购范围内的项目以及按政府采购规定经财政部门批准的自行采购项目，由918博天堂安排自行采购。具体规定如下：

1、单项或批量采购金额2万元以上10万元以下的货物和服务项目、2万元以上5万元以下的工程项目，可采用公开招标或竞争性谈判采购方式。

2、单项或批量采购金额1万元以上2万元以下的货物和服务、工程项目，采用询价等采购方式；

3、单次采购金额1万元以下的货物和服务、工程由项目执行部门自行采购；零星办公用品可由使用部门到918博天堂指定的办公用品商店进行采购。

第四章 采购程序

第十条  政府采购程序

（一）项目申报

立项部门于每年5月份开始编制下一年度项目预算。立项部门要根据部门实际，组织部门人员进行充分讨论、论证或考察，确定下一年度申报的项目，填写《项目申报表》并形成部门论证报告，于每年6月底前报分管院长。

（二）项目论证

由专项采购工作组对项目的论证报告、预算标准以及项目可行性与投资必要性进行审核、论证，通过论证的项目由专项采购工作组签署论证意见，并安排立项部门细化采购方案形成项目预算报告，于7月底前报财务资产处。

（三）项目预审批

财务资产处将各专项采购工作组确定的项目进行汇总后提交院长办公会进行审议。对经批准的项目纳入918博天堂预算项目库，编入下一年度部门预算，报主管部门及省财政厅审批。

（四）采购预算编制

根据省财政厅下达的预算“一下”，对已批准的项目由立项部门根据批准的预算金额、集中采购目录和采购限额标准，编制政府采购预算。

（五）提交采购建议书

政府采购预算批复后，按规定程序确定采购代理机构；财务资产处根据经专项采购工作组组长审批的采购需求，提交采购建议书；采购建议书经财政确认后，财务资产处负责与招标代理公司签订委托代理协议。

（六）专家论证及招标

由918博天堂负责人授权的采购人员和专项采购工作组组长指派的技术人员参加专家论证，配合采购代理机构完成采购文件编制，并参加招标评审工作。

（七）合同签订

财务资产处在收到中标供应商提供的中标通知书复印件之日起2个工作日内按照采购文件和投标文件确定的事项录入政府采购合同。合同由专项采购工作组审核后，交由中标人与918博天堂法定代表人或委托代理人签订合同。合同由918博天堂办公室、财务资产处各留存一份，合同复印件交监察审计处、立项部门各一份备查。

（八）供货

1. 专项采购工作组要加强对供应商的履约管理，督促供应商按时供货。

2. 供货前，立项部门须告知供应商必须严格按合同供货，凡与合同、招投标文件等不相符（如品牌、型号、技术参数等）的设备，供应商不能供货，立项部门不准接收。

3. 如因设备技术升级原因导致市场上无法采购到合同中约定的设备需要变更型号的，供应商应提交变更申请，经专项采购工作组论证通过后，报采购领导小组组长批准，供应商方可供货。

（九）项目验收

专项采购工作组根据合同要求，督促供应商按时供货、及时验收。

1.立项部门初验

（1）外观检查及数量验收

检查设备内外包装是否完好，有无破损、碰伤、浸湿、受潮、变形等情况。检查设备及附件外表有无残损、锈蚀、碰伤等。如发现上述问题，应做详细记录，并拍照留据。

以供货合同和装箱单为依据，检查主机、附件的规格、型号、配置及数量，并逐件清查核对。认真检查随机资料是否齐全，如仪器说明书、操作规程、检修手册、保修卡、产品检验合格证书等。大型精密设备和成批购置的办公自动化设备的技术资料（包括计算机驱动程序等软件在内），要留一份存档案部门。做好数量验收记录，写明验收地点、时间、参加人员、箱号、品名、应到和实到数量。

（2）试运行验收

A、设备由厂家技术人员严格按照合同条款、设备使用说明书、操作手册的规定和程序进行安装、调试。

B、试机过程中对照设备说明书，认真进行各种技术参数测试，检查设备的技术指标和性能是否达到要求。

C、试运行验收时要认真做好记录。若设备出现质量问题，应将详细情况书面通知供货单位。视情况决定是否退货、更换或要求厂商派员检修。

D、进口设备的验收按商检部门的有关规定进行。

2.项目验收

供应商履行完合同后5个工作日内，验收小组对项目进行验收。

（1）验收小组组成

由专项采购工作组组长组织立项部门负责人、专家（技术人员）、一级和二级资产管理人员、采购监督工作组人员进行项目验收，对于60万元以下的采购项目可授权专项采购工作组副组长组织验收。

（2）职责

专项采购工作组组长：负责组织、协调验收工作。

专项采购工作组副组长：负责对物资（设备）的质量、技术性能、数量、规格型号、开机运行情况总体把关，对服务的质量总体把关；

专家（技术人员）：负责对物资（设备）规格型号、技术性能、开机运行把关；

资产管理人员：对物资（设备）品牌、数量、规格型号把关；

采购监督工作组：对验收过程是否规范进行把关。

财务资产处：提供合同及相关招投标文件、验收单；

（3）验收要求

A．验收通过的采购项目，验收小组成员签署验收意见。由立项部门办理固定资产（材料）入库及调拨(领用)手续。

B．验收未通过的采购项目，专项采购工作组督促供货单位限期整改，重新验收。限期内未整改完成、整改后未达到合同规定要求的采购项目由专项采购工作组作书面说明，提出解决方案报采购领导小组研究。没有经过验收或验收不合格的物资（设备），部门不得使用。对不履行以及不能全部履行合同或“偷工减料”、“以次充好”的供应商应报省财政政府采购监督管理处。

C．大型或复杂的政府采购项目，应当聘请国家认可的质量检测机构参加验收。

D．服务项目验收根据服务合同中要求的具体考核标准和时间进行验收。

3.项目质保期满验收

项目质保期满，由专项采购工作组副组长组织使用部门负责人、使用人员和监督人员参加验收。

（九）款项结算

财务资产处须凭项目验收单、监察报告、发票、入库单等相关凭证，按合同约定结算付款。

第十一条  918博天堂采购程序

（一）采购计划编制。

使用部门根据财政部门批复的年初部门预算，编制年度分月采购计划报财务资产处；采购前一个月填报《采购计划》并附详细采购参数及供货要求，报分管领导；对于应急的采购项目，须经院长办公会研究同意后按规定程序办理。

（二）项目审核论证。专项采购工作组组长召集工作组成员根据预算标准对采购项目进行审核、论证，拟定采购方式。由立项部门形成招标（询价）文件和合同文本，报专项采购工作组审议后实施。

（三）采购程序

1、采用公开招标或竞争性谈判方式的，按以下程序进行：

（1）采购公告发布。由财务资产处在918博天堂网站或指定媒体发布采购公告，并告知全院教职工。采购公告从发布之日起至投标截止日止，时间不得少于5个工作日。

（2）招投标文件的发售及接收。由财务资产处统一对外发售招标文件和接收投标文件，并对投标人资格及投标文件进行审查。对资格不符合招标要求的投标人取消其投标资格。

（3）答疑。立项部门负责对投标人提出的疑问作出合理答复；针对投标人的质疑，如需对原招标文件进行调整的，由立项部门形成统一的答疑文件，经专项采购工作组组长批准后，将答疑文件告知每一个投标人，并报监察审计处备案。

（4）开标。当投标日期截止时符合资格的投标人达到至少三家时，财务资产处将投标书送交专项采购工作组进行评标、定标。评标人员由5至7人单数组成，包括专项采购工作组组长、副组长及专家（技术人员）库中随机选定的人员。

采用公开招标方式采购时，

采用竞争性谈判方式采购时，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商。

评标结果由全体评标人员签字后生效。评标时，除确定中标人外应同时确定备选中标人。

（5）公示

定标后，由财务资产处及时公示中标结果，公示时间为3个工作日。公示结束后，专项采购工作组组长负责签发中标通知书，财务资产处将中标结果告知所有未中标的投标人。中标人一经确定不得更改、转包或以附属单位代替。如中标人主动放弃中标资格，则由预先确定的备选中标人替代或重新招标。

（6）合同签订

中标结果公示结束后3天内，立项部门对合同内容进行审核，并负责完成合同的会审程序后，通知中标人与918博天堂法定代表人或委托代理人签订合同。合同一式三份，918博天堂办公室、财务资产处、中标人各一份，合同复印件交采购监督工作组、立项部门各一份备查。

（7）履行合同、组织验收、款项结算按政府采购项目有关要求执行。

2、以询价方式采购的项目，由专项采购工作组根据采购需求，采用市场询价、邀请报价等方式从符合相应资格条件的供应商中选择不少于三家的供应商，发出询价文件；根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。签订合同、组织验收、结算款项按918博天堂采购中公开招标或竞争性谈判方式采购项目的要求执行。

3、经918博天堂批准，由各部门自行组织的采购项目（1万元以下的工程、服务、货物）须认真进行市场调研，确保质优价廉，采购部门至少有2人参加采购活动。

第十二条 经采购领导小组批准后的采购项目，不得随意更改内容。在专家论证过程中，如确需调整或更改内容的，按以下原则处理：

1.省政府采购中心组织的论证项目，授权代表对修改内容负责，做好论证意见记录，并将修改后的内容报采购监督工作组备案。

2.招标代理公司组织的论证项目，授权代表对修改内容负责，做好论证意见记录，并将修改后的内容经采购领导小组批准后，报采购监督工作组备案，方可进入招标程序。

第五章 附 则

第十三条 本办法若有与国家的法律、法规及上级有关规定相抵触的，以国家法律和上级有关规定为准；本办法没有规定的事项执行国家法律和上级有关规定。

第十四条 工程项目采购按918博天堂相关制度执行。

第十五条 本办法由采购领导小组负责解释。

第十六条 本办法自发布之日起实施。