关于下发918博天堂档案管理办法的通知 各系部、处室，工会、团委： 为进一步加强和规范918博天堂档案工作，健全档案网络与管理制度，特制定《918博天堂档案管理办法（暂行）》，现印发给你们，请认真学习领会，抓好贯彻落实。 附件：《918博天堂档案管理办法（暂行）》 二〇一一年四月二十日 918博天堂档案管理办法 （暂 行） 第一章 总则 第一条 为规范我院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）及相关法律法规，结合918博天堂实际，制定本办法。 第二条 本办法所称的档案，是指从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，是学校整体发展规划的重要组成部分。 第四条 学校档案室在职责范围内对全校档案工作业务进行指导、监督和检查。 第五条 学校档案工作领导小组主要职责： （一）贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度； （二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展； （三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费； （四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。 第六条 档案工作办公室的主要职责： （一）制订、实施学校档案工作中长期发展规划和年度计划； （二）组织、协调学校档案机构和全校各部门的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展； （三）贯彻、执行学校档案工作各项规章制度，为学校档案工作的发展创造良好条件； （四）监督、检查学校档案工作，组织、开展学校档案工作评估。 第七条 建立健全档案工作的考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。 按照档案工作的要求，开展档案工作规范化管理，提高档案管理水平。 第二章　机构设置与人员配备 第八条 学校档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构。学校成立档案工作领导小组（以下简称“领导小组”），作为学校档案工作的组织、协调和咨询机构。 （一）领导小组由学校领导任组长和副组长，各处室负责人为成员。 （二）领导小组下设档案工作办公室。档案工作办公室主任、副主任由办公室主任和副主任担任。各处室指定的相关人员为本处室的兼职档案员，同时该兼职档案员属档案工作办公室成员。 第九条 档案室对全校档案工作进行组织、协调和管理。其主要职责是： （一）贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作； （二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实； （三）组织协调各部门档案工作，对档案工作进行业务指导、监督和检查； （四）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料； （五）编制检索工具，编研、出版档案和校史资料，开发档案信息资源； （六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作； （七）开展档案的开放和利用工作； （八）开展学校档案工作人员的业务培训； （九）利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能； 第十条 学校配备专职档案人员，各部门、各院系配备兼职档案人员，兼职档案人员应在岗位职责中明确其档案管理任务。 第十一条 学校档案人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。 第三章　档案管理 第十二条　学校文件材料的归档范围： （一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。 （二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。 （三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的入校前档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 （四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。 （五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。 （六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。重大建设项目按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。 （七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 （八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。 （九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。 （十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。 （十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）执行。 （十二）人事类：纳入学校管理的教职工人事档案按照中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字（1996）14号）执行。 第十三条 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案室移交。学校档案室专职档案人员应积极协助和配合做好上述工作。 第十四条 学校对纸质和非纸质档案材料同步归档,归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。其中,电子文件的归档要求按照国家档案局有关规定执行。 第十五条 学校档案室应当按照有关要求，加强重大活动档案管理工作，确保重大活动档案的完整收集、安全管理和有效利用。 第十六条 档案材料归档时间为： （一）各部门应当在每学年末（每年六月底前）归档； （二）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档； （三）学生类档案应当在档案材料形成后两个月内归档； （四）重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。 第十七条 学校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。 对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 第十八条 学校档案室负责采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。 对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。 第十九条 学校档案由学校档案室负责保管。在国家需要时，学校应当提供所需的档案原件或者复制件。 第二十条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。 第二十一条 学校档案室应当对档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患,遇有特殊情况，应当立即向校长和分管校领导报告，及时处理。 第四章　档案的利用与公布 第二十二条 学校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。 属下列情况之一者，不对外公布： （一）涉及国家秘密的； （二）涉及专利或者技术秘密的； （三）涉及个人隐私的； （四）档案形成单位按规定限制利用的。 第二十三条 凡持有合法证明的部门或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学校的有关规定办理。 第二十四条 利用未开放的档案，应当经学校档案机构主要负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门审查批准。 第二十五条 学校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经学校档案机构负责人批准。 加盖学校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。 第二十六条 学校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案材料形成单位同意，并报请校长批准。 第五章　条件保障 第二十七条 学校档案室应当配备防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体的必要设施，确保档案安全。存放涉密档案应当设有专门库房或专柜，由专人负责管理。 第六章　奖励与处罚 第二十八条 学校对在档案工作中做出下列贡献的部门或个人，给予表彰、奖励： （一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的； （二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的； （三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的； （四）将重要或珍贵档案捐赠给高校档案机构的； （五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。 第二十九条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。 （一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的； （二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的； （三）涂改、伪造档案的； （四）擅自出卖、赠送、交换档案的； （五）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的； （六）其他违反档案法律法规的行为。 第七章　附则 第三十条 本办法适用于918博天堂。 第三十一条 本办法自公布之日起执行。